THE CANADIAN KENDO FEDERATION
Police sur le harcèlement
Gilles Valiquette traducteur autorisé

 

1. Déclaration

2.  Applicabilité des affaires de la CKF, et autres activités et évènements

3. Description

4. Procédures de réception et de prise en charge des plaintes

5. Enquête

6 Procédures de prise en charge des plaintes

7. Enquêteur 

8. Audience 

9. Prise de décision 

10. Mesures disciplinaires

11. Confidentialité

12. Révision annuelle

Avis au lecteur
  • Le texte qui suit est une traduction non professionnelle mais correspond très bien aux termes et énoncés de la police officielle en anglais;
  • Elle n’a pas été approuvée par la Compagnie d’assurance qui souscrit cette police;
  • Toute interprétation en cas de litige sera faite selon te texte de la version en anglais qui est la police officielle.
Note: Dans cette police:
  • Le terme Canadian Kendo Federation est référé selon le sigle « CKF »;
  • « Jours » veut dire le nombre total de jours, incluant les fins de semaines ou des jours fériés;
  • Le terme Kendo réfère à tous les arts inclus dans l’organisation de la CKF, et plus spécifiquement en date d’avril 2010, Kendo, Iaido et Jodo.
1. Déclaration

1.1 La CKF est engagée à la création et au maintien d’un art martial et d’un environnement de pratique dans lequel toutes les personnes sont traitées avec respect et dignité. Chaque personne a le droit de participer et pratiquer dans un environnement qui encourage l’égalité d’opportunité et défend toute forme de discrimination.

1.2 Plus précisément, la CKF s’engage à offrir un environnement libre de harcèlement basé sur la race, la nationalité ou l’origine ethnique, la religion, l’âge, le sexe, l’orientation sexuelle, le statut matrimonial, la statut familial ou une infirmité. Le harcèlement basé sur une de ces bases est une forme de discrimination qui est défendu par la législation sur les droits de la personne partout au Canada. Dans sa forme extrême, le harcèlement peut être considéré comme une offense selon le Code Criminel du Canada.

1.3 La CKF ne tolère pas le harcèlement. Toutes les personnes en position d’autorité au niveau de la CKF sont tenues de prendre les mesures appropriées en cas de situation d’harcèlement. Une personne dont la conduite constitue du harcèlement selon les termes de la présente police fera face à des mesures disciplinaires.

2. Applicabilité des affaires de la CKF, et autres  activités et évènements

2.1 Cette police s’applique à tous les employés et à tous les directeurs, officiers, volontaires, instructeurs, élèves, officiels, administrateurs et autres personnes qui sont sous la juridiction de la CKF. Elle s’applique au harcèlement qui peut se produire durant le cours des affaires de la CKF, ses activités et ses événements.

2.2 Exception faite des procédures de cette police, une personne qui est en position d’autorité est encouragée à prendre une action disciplinaire immédiate et informelle en réponse à une conduite qui constitue un incident mineur de harcèlement.

2.3 Le Comité Exécutif est responsable de la prise en charge des procédures incluses dans la police et devra, en tout temps, s’assurer que ces procédures sont réalisées dans un délai raisonnable.

3. Description

3.1 Le harcèlement est une forme de conduite qui est cruelle, intimidante, humiliante, offensive ou physiquement dommageable. Les formes de conduites (ou actions) qui constituent du harcèlement inclus, mais ne sont pas limitées :
  1. Les communications hostiles, verbales et non verbales;
  2. La condescendance, le patronage, la menace ou les actions punitives qui minent l’estime de soi ou diminue le rendement;
  3. Les blagues ou les farces inacceptables, les sous-entendus ou les taquineries visant l’apparence d’une personne, son corps, sa façon de se vêtir, son âge, sa race, sa religion, son sexe ou son orientation sexuelle;
  4. Les blagues ou les farces inacceptables qui causent de l’embarras ou mettent en danger la sécurité d’une personne ou affecte sa performance de façon négative;
  5. Toute forme de brimades;
  6. Toute forme d’attaque physique;
  7. De harcèlement, tel que définit dans la police incluse;
  8. Les comportements tels que ceux décrits ci-dessus et qui ne sont pas dirigés vers des personnes ou groupes mais qui ont pour effet de créer un environnement négatif et hostile;
  9. Les représailles, ou la menace de représailles contre une personne qui rapporte un cas de harcèlement.
3.2 Le harcèlement sexuel est définit comme des remarques ou des avances de nature sexuelle non sollicités, des demandes de faveurs sexuelles ou toute autre forme de conduite verbale ou physique de nature sexuelle lorsque;
  1. La soumission ou la réjection de cette conduite est utilisée comme base pour la prise de décisions qui affectent la personne; ou
  2. Une telle conduite a pour but ou effet d’interférer dans la performance d’une personne; ou
  3. Une telle conduite crée un environnement intimidant, hostile ou offensif.
4. Procédures de réception et de prise en charge des plaintes

4.1 Une personne qui est victime d’harcèlement, toute personne qui est témoin de harcèlement ou toute personne qui croit qu’il s’est produit du harcèlement dans le contexte de cette police est encouragée à faire savoir qu’une telle conduite est en contradiction avec la présente police;

4.2 Si ce n’est pas possible de rencontrer la personne qui est responsable du harcèlement ou si après l’avoir rencontré, cette conduite continue, la personne qui a été victime de cet harcèlement, ou qui en a été le témoin ou qui croit qu’il s’est produit du harcèlement devrait rapporter cette affaire à un officiel de la CKF. Dans le contexte de cette police, un officiel est toute personne qui est en position d’autorité ou qui est un volontaire de la CKF.

4.3 Dès qu’un incident est rapporté, le rôle de l’officiel est de servir d’intermédiaire impartial et non biaisé lors de la réception du rapport de l’incident, d’informer les parents ou tuteurs de l’incident (si la personne qui a subit le mal est un mineur), et d’aider de façon informelle à la résolution de la plainte, lorsque c’est possible. Si l’officiel ne croit pas être capable d’assumer cette responsabilité, la plainte sera référée à un autre officiel qui en est capable et accepte cette responsabilité d’assistance.

4.4 Il y a deux issues possibles à la rencontre entre le plaignant et l’officiel:
  1. Le plaignant peut décider de poursuivre la recherche d’une résolution de la plainte, et dans ce cas, l’officiel assistera les deux parties à négocier une résolution satisfaisante de la plainte. Si une résolution informelle de la plainte n’est pas appropriée ou est impossible, le plaignant peut décider de présenter une plainte formelle par écrit; ou

  2. Le plaignant peut décider de présenter une plainte formelle par écrit et la soumettre à un Administrateur de la CKF, et dans ce cas, l’officiel avisera cet Administrateur qui nommera alors un officier en harcèlement qui sera saisi du dossier.
5. Enquête de recherche des faits

5.1 Si une résolution informelle de la plainte n’est pas appropriée ou est impossible, et si la personne qui a subit ou a été témoin du harcèlement, ou qui croit qu’il s’est produit du harcèlement, décide de poursuivre avec une plainte formelle par écrit, l’officiel devrait référer la plainte à un officier en harcèlement désigné par la CKF. L’officier en harcèlement assistera la personne dans la préparation d’une plainte formelle par écrit et en remettra une copie au Comité Exécutif.

5.2 Dès que la plainte a été rapportée au Comité Exécutif, l’officier en harcèlement devra recueillir les faits qui concernent l’incident lors de rencontres avec le plaignant, avec la personne contre qui la plainte est faite (le défendeur) et avec tout témoin qui, selon l’opinion de l’officier, est susceptible de fournir des faits pertinents ou des observations concernant l’incident. Le défendeur se verra aussi offrir l’opportunité de présenter une déclaration écrite à l’officier.

5.3 Le processus de recherche des faits sera réalisé dans un délai raisonnable et les résultats seront résumé dans un rapport écrit qui sera soumis au Comité Exécutif, accompagné de toute déclaration écrite préparée par le défendeur.

5.4 Sur réception de ce rapport et de toute déclaration écrite, le Comité Exécutif décidera à l’intérieur de (5) jours ouvrables :
  1. Si la plainte doit être traitée de façon informelle. Et dans ce cas va adresser une réponse appropriée et l’affaire sera classée; ou

  2. Si le délit est suffisamment sérieux pour justifier une suspension de la personne de toutes les activités avec la CKF durant la période de révision de la plainte.
6 Procédures de prise en charge des plaintes

6.1 Si le Comité Exécutif décide que la plainte devrait être traitée de façon plus formelle, il va nommer trois personnes impartiales comme membres d’une Commission et va nommer une de ces personne à titre de Président de cette Commission. Des personnes des deux sexes seront représentées sur cette Commission.

6.2 Le Comité Exécutif, à sa discrétion et en tenant compte de la nature de la plainte et du potentiel important du résultat qui en résultera, va alors identifier laquelle des procédures qui suivent sera suivie par la Commission pour la révision de la plainte (ces procédures sont présentées de la moins formelle à la plus formelle) :
  1. La Commission révisera la déclaration du plaignant, celle du défendeur et le rapport présenté par l’officier en harcèlement et par la suite rendra sa décision ; ou

  2. Le Comité Exécutif nommera un enquêteur externe qui mènera une enquête formelle de l’incident et remettra un rapport écrit à la Commission. La Commission prendra en considération ce rapport, les déclarations du plaignant et du défendeur ainsi que le rapport de l’officier en harcèlement et rendra alors sa décision; ou

  3. Le Comité Exécutif nommera un enquêteur externe qui mènera une enquête formelle de l’incident et remettra un rapport écrit à la Commission. La Commission révisera ce rapport lors d’une audience à laquelle seront présents, le plaignant et le défendeur, elle pourra poser des questions à ces deux personnes et elle pourra permettre au plaignant et au défendeur de se poser mutuellement des questions. Suite à cette audience, la Commission rendra sa décision; ou

  4. La Commission organisera une audience impliquant le plaignant, le défendeur et les témoins. Le plaignant et le défendeur auront l’opportunité de présenter des preuves et pourront se contre interroger et aussi interroger les témoins. À la fin de l’audience, la Commission rendra sa décision; ou

  5. La Commission pourra décider d’utiliser une combinaison de certaines des méthodes d’audience identifiées ci-dessus.
6.3 Si au cours du déroulement de la procédure le plaignant devient réticent à poursuivre la démarche, le Comité Exécutif pourra, à sa discrétion, poursuivre quand même la révision de la plainte selon les termes de la police.

7. Enquêteur

7.1 L’enquêteur devrait être une personne ayant de l’expérience dans les affaires de la nature du harcèlement et dans les techniques d’investigation. L’enquêteur devra recueillir les éléments et faits concernant l’incident en parlant directement avec le plaignant et avec la personne contre qui la plainte est dirigée (le « défendeur »), et avec tout témoin qui, dans l’opinion de l’enquêteur, pourrait connaître des faits pertinents ou avoir des commentaires à émettre concernant l’incident. Le défendeur aura aussi l’opportunité de fournir un rapport écrit à l’enquêteur.

7.2 L’enquêteur devra conduire l’investigation dans un délai raisonnable et à la conclusion de l’investigation il devra soumettre un rapport écrit à l’Exécutif de la CKF.

8. Audience

8.1 Si le Comité Exécutif décide qu’une audience doit être tenue, cette audience sera convoquée le plus tôt possible, mais ne doit pas allée au-delà de (15) jours ouvrables après qu’un Comité de Discipline aie été formé par le Comité Exécutif.

8.2 Le Comité de Discipline décidera de la façon dont il veut diriger les audiences, selon:
  1. Que le “quorum” soit formé des (3) membres du Comité de Discipline;
  2. Que les décisions soient prises selon un vote majoritaire; le Président ayant un droit de vote;
  3. Que le plaignant et le défendeur puissent être accompagnés d’un représentant;
  4. Que l’audience soit tenue en privée:
  5. Que le défendeur aie reçu un avis écrit dans un délai de (5) jours ouvrables (par la poste ou par télécopieur) spécifiant la date, l’heure et la place de la dite audience, et inclue dans cet avis il devra y avoir une copie de la plainte formelle et une copie du rapport de l’enquêteur;
  6. Que le plaignant aie reçu une copie du rapport de l’enquêteur (5) jours avant la tenue de l’audience;
  7. Que le plaignant et le défendeur soient tous deux présent à l’audience pour répondre au questions en relation au rapport de l’enquêteur, pour fournir des preuves et pour répondre aux questions du Comité de Discipline. L’audience aura lieu même en absence de l’un ou l’autre ou des deux;
  8. Que l’enquêteur peut être requis d`assister à l’audience à la requête du Comité de Discipline;
  9. Que le Comité de Discipline puisse exiger que les témoins de l’incident soient présents ou qu’ils soumettent des preuves par écrit; et
  10. Que le Comité de Discipline formé aie l’autorité de raccourcir ou de prolonger le délai prévu pour l’ensemble des activités de l’audience.
9. Prise de décision

9.1 Le plus tôt possible, mais à l’intérieur d’une période de (5) jours ouvrables de la fin d’une procédure contenue dans la section 6.2 ou suite à la révision du rapport de l’officier en harcèlement, le Comité d’Audience présentera ses conclusions dans un rapport qui sera remis au Comité Exécutif et une copie sera remise au plaidant et une au défendeur. Ce rapport contiendra:
  1. Un sommaire des faits pertinents;
  2. Une opinion confirmant si les actions de la plainte constituent du harcèlement selon la définition de cette police;
  3. Les actions disciplinaires à prendre si les actions constituent du harcèlement;
  4. Et les mesures requises pour remédier ou réduire les risques ou les pertes subies par le plaignant, si les actions constituent du harcèlement.
10. Mesures disciplinaires

10.1 En suggérant une action disciplinaire appropriée, le Comité de Discipline devra considérer les facteurs suivants:
  1. La nature et la sévérité du harcèlement;
  2. Si le harcèlement impliquait un contact physique quelconque;
  3. Si le harcèlement était un incident isolé ou une pratique continue;
  4. La nature de la relation entre le plaignant et le défendeur;
  5. L’âge du plaignant;
  6. Si le défendeur avait été impliqué précédemment dans un incident d’harcèlement;
  7. Si le défendeur a admis sa responsabilité et exprimé une volonté de changer;
  8. Et si le défendeur a exercé une forme de vengeance auprès du plaignant.
10.2 Si le Comité d’Audience arrive à la conclusion que les allégations d’harcèlement sont fausses, sont vexantes, sont des représailles ou sont frivoles, son rapport peut suggérer que des actions disciplinaires soient prises contre le plaignant.

10.3 La décision du Comité d’Audience sera finale et liera toutes les parties; le plaignant, le défendeur et la CKF. Toute action disciplinaire imposée selon les termes de la police peut être sujette à un appel selon la politique d’Appels de la CKF.

10.4 En suggérant une action disciplinaire, le Comité de Discipline peut considérer une ou une combinaison des options suivantes, selon la nature et la sévérité du harcèlement et toute autre circonstance aggravante ou atténuante:
  1. Une excuse verbale :
  2. Une excuse par écrit;
  3. Une lettre de réprimandes de la CKF:
  4. Une amende ou une retenue sur le salaire;
  5. Une recommandation de rencontre avec un conseiller;
  6. Un retrait de certains privilèges d’emploi ou d’association à la CKF;
  7. Une rétrogradation ou une réduction de salaire;
  8. Une suspension temporaire de son emploi, avec ou sans paie:
  9. Une terminaison de son emploi ou une résiliation de son contrat;
  10. La publication de la décision;
  11. Toute autre sanction que le Comité de Discipline considère appropriée compte tenu des circonstances de la cause.
10.5 Sauf avis contraire du Comité Disciplinaire, toutes les sanctions prendront effet dans l’immédiat.

11. Confidentialité

11.1 La CKF reconnaît la nature délicate et sérieuse du harcèlement et va faire tout son possible pour assurer la confidentialité de tous les faits reliés à une plainte. Cependant, si la loi exige que l’information soit révélée, la CKF se conformera à cette exigence. C’est aussi la politique de la CKF de permettre la publication de la décision du Comité de Discipline, lorsque les actes de la plainte constituent du harcèlement et lorsque le Comité de Discipline exige la publication comme faisant partie de sa décision.


12. Révision annuelle

12.1
Cette police sera révisée par le Comité Exécutif sur une base annuelle et sera modifiée s’il y a lieu.

Acceptée: Juin, 2010

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