New CKF Membership Management System & FAQ

 

The CKF will be transitioning to a new membership management system on the week of September 11-15, 2023. As of September 10th, the current system will not be available for updates. The expected live date for the new system is September 14th, at which time we will ask everyone to login and verify their information, as well as spend some time playing around with the new interface.

Changes like these happen once every decade. It will be unfamiliar and a bit chaotic for the first couple of weeks.

We are asking for your patience and understanding during this time, and have developed the following FAQ to help. If you have any questions, suggestions, or issues to report, please submit through this Google Form

 Club Administrator User Guide  |  Grading Committee User Guide  |

FAQ

Last updated: Thursday, September 25, 2023

How do I access my account in the new system (JustGo)?

Go to https://ckf.justgo.com and enter your email into the <username> field. Click “Forgot Password” and a reset link will be sent to you. Once you’ve accessed your account, please verify your personal information, including birthdate, and ensure your annual membership is up-to-date. 

How do I sign-up for an exam?

Login to you account and make sure your grading authorization credential has been unlocked. Your club admin will have to cancel that eligibility credential in order for you to register. Instructions are in the Club Administrator User Guide (slides 10-11).

Next go to “Events & Courses” and search for the rank you’ll be applying for (e.g. 1 KYU, 2 DAN, 5 DAN, etc). Select the event you plan to attend and purchase the ticket at the appropriate exam fee level.

CHANGE: Unlike the previous system, you no longer will be paying for certificate at the time of registration. Only when you pass will you need to pay for the certificate and officially receive your grade.

What is a membership management system?

The CKF provides information and services to its members online through two sources: Our public website that everyone in the world can see, and our private, members-only system that requires paid membership to access. The current membership management system was designed and developed by Eduardo Cigliutti over 10 years ago, and has served us admirably over that time. It kept a detailed record of our member dojos, practitioners, and ranks, as well as payment transactions. 

Why are we moving to a new system?

This decision by the board to pay for a commercial system is primarily focused on risk mitigation. The current system is starting to show its age, as internet service providers are unable to support the code in an efficient manner, and the risk of data loss and service interruption continues to increase. This combined with new regulations from the government on data privacy and security puts the CKF at legal risk. The procurement of an existing online software that services many organizations across the world provides the stability we require on an ongoing basis. 

What are the biggest changes I should expect?

      • User Interface & Core Functionality – The screens will be completely new from what you’re used to, with different tabs and functionality to keep your personal information up-to-date. Membership will also be set to auto-renew unless cancelled prior to the beginning of the new year.
      • Ranks – Everything to do with your rank, including the actual grade, the certificate, and the dojo authorization will be recorded in a “Credential” card that can be viewed in your profile. An active certificate indicates what grade you are eligible for, and over time, the goal is to attach an image of your certificate for ongoing verification. Ignore the expiration date.
      • Certificates – The plan is to shift from requiring payment of both exam and certificate fees before the grading, to only paying for the exam, and if you pass, an automated email will be sent with link to pay for certificate. Your rank will be activated after payment. The issuance of certificates will be done on a periodic basis for all 3 arts, rather than processing for each exam individually. The exact timeline is still under discussion.
      • Exams – Exams will be managed as an event in the new system, with each rank being a separate event. The page will include other CKF organized, so you will need to apply search criteria/filters to narrow done the exam you want to apply for. 

What’s new that I can look forward to?

        • Individuals – An ability to manage multiple family accounts at the same time. 
        • Dojo Administrators – An expanded view of your dojo and the ability to create accounts and pay on behalf of your members.  Club information will automatically be presented in a dojo-finder weblet on kendo-canada.com, including any updates. 
        • Examiners – The ability to create and manage grading events, and submit pass/fail results live online.

How do I update my personal or club profile?

On each page and tab – if you have administrator privileges – you will see a yellow “Update Details” button. Clicking the button will change all text labels into editable fields. Once you’ve made your changes, click the yellow “Save” button and the updates will be recorded.

What do I do if I have a question?

Please submit your bug, request, or question to this Google Form

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La Fédération passera à un nouveau système de gestion des membres dans la semaine du 11 au 15 septembre 2023.

À partir du 10 septembre, le système actuel ne pourra plus être mis à jour. La date de mise en service du nouveau système est prévue pour le 14 septembre, date à laquelle nous demanderons à chacun de se connecter et de vérifier ses informations, ainsi que de passer un peu de temps à jouer avec la nouvelle interface.

Des changements de ce type se produisent une fois tous les dix ans. Les premières semaines seront peu familières et un peu chaotiques.

Nous vous demandons de faire preuve de patience et de compréhension pendant cette période, et nous avons élaboré la FAQ suivante pour vous aider.

Si vous avez des questions, des suggestions ou des problèmes à signaler, veuillez les soumettre via ce formulaire Google.

FAQ

Dernière mise à jour : Jeudi 7 septembre 2023

 

Qu’est-ce qu’un système de gestion des membres ?

Le CKF fournit des informations et des services à ses membres en ligne par le biais de deux sources : notre site web public, que tout le monde peut voir; et notre système privé, réservé aux membres, dont l’accès nécessite une adhésion payante. Le système actuel de gestion des membres a été conçu et développé par Eduardo Cigliutti il y a plus de 10 ans, et nous a admirablement servi pendant tout ce temps. Il nous a permis de conserver un registre détaillé des dojos, pratiquants et grades de nos membres, ainsi que des transactions de paiement

Pourquoi passer à un nouveau système ?

La décision du conseil d’administration de payer pour un système commercial est principalement axée sur l’atténuation des risques. Le système actuel commence à montrer des signes de fatigue, car les fournisseurs d’accès à Internet ne sont pas en mesure de prendre en charge le code de manière efficace, et le risque de perte de données et d’interruption de service ne cesse d’augmenter. Cette situation, combinée aux nouvelles réglementations gouvernementales en matière de confidentialité et de sécurité des données, fait peser un risque juridique sur la FCK. L’acquisition d’un logiciel en ligne existant qui dessert de nombreuses organisations à travers le monde offre la stabilité dont nous avons besoin sur une base continue.

Quels sont les principaux changements auxquels je dois m’attendre ?

      • Interface utilisateur et fonctionnalités de base – Les écrans seront complètement nouveaux par rapport à ce à quoi vous êtes habitués, avec différents onglets et fonctionnalités pour tenir vos informations personnelles à jour. L’adhésion sera également renouvelée automatiquement si elle n’est pas annulée avant le début de la nouvelle année.
      • Grades – Tout ce qui concerne votre grade, y compris le grade actuel, le certificat et l’autorisation du dojo, sera enregistré dans une carte “Credential” qui peut être consultée dans votre profil. Un certificat actif indique le grade auquel vous êtes éligible et, avec le temps, l’objectif est de joindre une image de votre certificat pour une vérification continue. Ne tenez pas compte de la date d’expiration.
      • Certificats – Il est prévu de ne plus exiger le paiement des frais d’examen et de certificat avant l’examen, mais de ne payer que pour l’examen et, en cas de réussite, d’envoyer un courriel automatisé contenant un lien pour payer le certificat. Votre rang sera activé après le paiement. La délivrance des certificats se fera périodiquement pour les trois arts, plutôt que de traiter chaque examen individuellement. Le calendrier exact est encore en cours de discussion.
      • Examens – Les examens seront gérés comme un événement dans le nouveau système, chaque examen étant un événement séparé. La page comprendra d’autres examens organisés par le CKF, vous devrez donc appliquer des critères de recherche/filtres pour affiner l’examen auquel vous souhaitez vous inscrire

Quelles sont les nouveautés auxquelles je peux m’attendre ?

      • Membres – Possibilité de gérer plusieurs comptes familiaux en même temps.
      • Administrateurs de dojo – Une vue élargie de votre dojo et la possibilité de créer des comptes et de payer au nom de vos membres.  L’information sur le club sera automatiquement présentée dans une page Web de recherche de dojo sur kendo-canada.com, y compris les mises à jour.
      • Examinateurs – La possibilité de créer et de gérer des événements d’évaluation et de soumettre en ligne les résultats de réussite ou d’échec.

Que dois-je faire si j’ai une question ?

Veuillez soumettre votre bogue, votre demande ou votre question dans ce formulaire Google.